¿Cómo Organizarme Para Lograr Una Mejor Productividad? - 4

7. Organizar Digitalmente 

Ser organizado electrónicamente es tan importante como ser organizado físicamente, dice Napo. Crea diferentes carpetas y subcarpetas en tu bandeja de entrada de correo electrónico para cada cliente y proyecto, así que cuando llegan nuevos mensajes de correo electrónico, puede actuar con rapidez en las comunicaciones y los archivos. De esta manera, cuando un nuevo correo electrónico llega usted puede actuar sobre ella , luego presentar en su e- carpeta correspondiente. " Si usted tiene un atraso de mensajes de correo electrónico en su bandeja de entrada , crear carpetas para cada año , y arrastre todos los correos electrónicos de cada año a su carpeta respectiva . De cara al futuro, no permita que las cosas se queden en la bandeja de entrada a menos que requieran la acción", Kreamer dice: "O Eliminar , reenviarlo o archivarlo.

Un buzón de correo electrónico sólo debe tener correos electrónicos de las cosas que requieren acción. No es una unidad de almacenamiento . " Almacenamiento de documentos digitales debe ser configurado para reflejar su sistema de archivo físico, con las carpetas y subcarpetas en los registros y almacenar documentos.

Para los materiales archivados, un proveedor de almacenamiento basado en la nube puede ser una gran manera de almacenar los proyectos terminados o archivos que no necesita todos los días. 

Por último, dice Kreamer, minimizar las distracciones. "Desactivar todas las notificaciones de correo electrónico: el  icono de sonido en el área de notificación, el cambio del cursor del ratón, y sobre todo la alerta del ' Nuevo correo ', alerta de escritorio que aparece y desaparece ", dice ella ." Puesto que usted ha configurado tiempos específicos para revisar y responder al correo electrónico, usted no los necesitará. No vas a creer la cantidad de tiempo que usted ahorrará! ", dice. 

8 . Ritualizar su jornada de trabajo 

Organización no es una propuesta de una vez y listo, sino que debe mantenerse al día con la afluencia de documentos, archivos, proyectos y comunicaciones. Cuando haya terminado el trabajo del día,  debe dedicar unos 15 minutos para actualizar su lista de tareas pendientes, proyectos de archivos completos y sustituir los elementos en curso y enviarlos a su lugar apropiado. Eso debe hacer para una salida limpia y actualizar lo organizado para cuando usted llegue al trabajo a la mañana siguiente. 

Sharon Florentino cubre carreras de TI y los temas de centros de datos para CIO.com . Siga Sharon en Twitter @ MyShar0na . Enviar ella en sflorentine@cio.com . Siga todo, desde CIO.com en Twitter @ CIOonline , Facebook, Google + y LinkedIn.

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5 . Gestión del Tiempo 

Si usted todavía está utilizando un cuaderno y una pluma , el software de PC o una aplicación en el teléfono inteligente, manteniendo un funcionamiento lista de tareas puede asegurarse de que usted está a tiempo y que los nombramientos y los plazos no se caigan por las grietas, dice Napo. Claro, al menos una hora cada día de trabajo para centrarse en proyectos y elementos de acción, y Napo sugiere asignar el doble de tiempo a cada tarea a medida que inicialmente estima dar cuenta de las interrupciones y de seguimiento. 

Kreamer sugiere seguimiento de su tiempo durante una semana para tener una mejor idea de cuánto tiempo que exigen determinadas tareas antes de comenzar la programación de esta manera. "Y, si usted está usando un teléfono inteligente o instrumento electrónico , asegúrese de que se sincroniza ", dice Kreamer . "No hay nada más inútil que un iPhone o Android que no significa" hablar con " el calendario de una computadora . La tecnología es tan simple, pero muchos lo ignoran ", dice ella . Dividir los proyectos grandes en pasos más pequeños y la programación de tiempo en el día para trabajar a través de cada uno puede hacer brevemente el trabajo de gran envergadura. Pero usted tiene que programar , dice ella. "Sorprendentemente, la herramienta más descuidado en la gestión del tiempo es el calendario . He hablado con cientos de audiencias y trabajé con un sinnúmero de clientes en su espacio de oficinas y la planificación no es una parte importante de su día . La mayoría de la gente que hace el plan, planifica sólo para reuniones y citas, no programa el tiempo del proceso para realizar dichas reuniones de trabajo, crean una lista de tareas en papel o en la cabeza y nunca planean hacerlo. Así, la lista de tareas se convierte en un lista de evitación " , dice Kreamer . 

6. Comunicarse en un horario 

Programe tiempo en su lista de cosas por hacer cada día para hacer frente a mensajes de correo electrónico y devolver las llamadas telefónicas. NAPO sugiere hacer esto una vez por la mañana y una vez por la tarde para una mayor eficiencia . "Establecer un temporizador para intervalos de 10 o 15 minutos y hacer pequeños sprints (carreras) para hacer las cosas. 

Todos sabemos que el momento más efectivo es 15 minutos antes de tener que salir para una reunión o una cita ", dice Kreamer . " Eso se llama un plazo - un montón de plazos desde 10 hasta 15 minutos -back -to-back puede producir resultados asombrosos. " Escribe una agenda para cada llamada telefónica para que no se olvide puntos importantes y, si tiene que dejar un mensaje, delinear exactamente la respuesta que necesita para que otros puedan obtener exactamente la información o acción que usted necesita para completar su tarea. 

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3 . Organice su escritorio 

Conserve sólo los suministros y los aparatos que necesita a diario en su escritorio, y manténgalos dentro de su alcance. En el mundo digital de hoy, es probable que no necesita mantener una copa rebosante de plumas y lápices o corectores de escritura, de acuerdo con Napo; pero su computadora, teléfono, unos bolígrafos, una libreta y una grapadora debe estar dentro del alcance del brazo. 

Patty Kreamer, una entrenadora organizador certificado, oradora y presidenta de www.byebyeclutter.com Kreamer Connect, dice que pensar en ello como sus círculos de amigos. ¿Cúales son los elementos que más utiliza y que deben estar al alcance? Tus amigos. Los elementos que usa con menos frecuencia (mensual o periódicamente ) deben estar cerca, pero usted debe levantarse para acceder a ellos - sus conocidos. Los elementos que rara vez o nunca se usan, pero que debe tener, deben estar fuera de la oficina por completo - los extraños ", dice ella. 

Simplificar ahora sugiere la creación de un sistema de flujo de trabajo de papel para los documentos entrantes. Una bandeja de entrada sería para los artículos que aún no han sido revisados​​, otra para artículos y documentos en proceso, los que esta trabajando ahora y su sistema de archivo ( ver el siguiente consejo ) o recipientes de basura se harán cargo de los objetos a medida que los termine. Tenga cuidado de no mirar a los documentos y luego colocarlos de nuevo en su escritorio. Tomar una decisión para la acción y, a continuación, seguir adelante. 

4 . Desarrollar un sistema de presentación 

No hay bueno o malo cuando se trata de desarrollar un sistema de archivo, siempre y cuando coincida con la forma de trabajar y se puede mantener fácilmente, dice Kreamer . En función de sus preferencias personales, puede presentar por orden alfabético, por proyecto, por cliente, o algún otro método que funcione para usted. NAPO se sugiere utilizar el mismo método para el archivo de documentos electrónicos como lo hace para el papel. Regularmente clasificar, archivar y purgar documentos electrónica e impresa para evitar el desorden de apilamiento. Una lista maestra (índice) de los nombres de archivos puede ayudar a evitar la creación de duplicados cuando se agregan nuevos archivos y para ayudar a mantener la organización para los nuevos archivos, clientes y proyectos. Y es una gran herramienta para que otros la utilicen en su ausencia , dice Kreamer . No más ' ¿dónde está ese archivo? llamadas telefónicas que interrumpen sus vacaciones. Mantenga los documentos más recientes en la parte delantera del archivo de fácil acceso, y asegúrese de revisar la política de retención de documentos y registros de la empresa para asegurarse de que no estás tirando a cabo los registros vitales. Archivar documentos más antiguos en cajas o invertir en un escáner digital para almacenar documentos de forma electrónica. 

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8 Consejos Para Organizar su Oficina ( y usted) para mejorar la productividad 

Por: Sharon Florentine

Si el espacio de trabajo es un caos, usted podría estar perdiendo la productividad y el rendimiento de su trabajo probablemente sufrirán. Estos ocho consejos pueden ayudarle a mantener todos los elementos y sacar el máximo partido de cada hora del día. 

¿Pasa más tiempo en busca de documentos, suministros, correos electrónicos o el cargador de su teléfono móvil en el lugar donde usted trabaja? Si es así, usted está perdiendo productividad valiosa. Sin embargo, la buena noticia es que volver a la pista sólo requiere un poco de planificación, compromiso y coherencia. Estos ocho consejos para la organización de la oficina fueron seleccionados de la Asociación Nacional de Organizadores Profesionales ( NAPO) pueden ayudarlo a simplificar sus tareas y a transformar su espacio de trabajo estresante a sereno, y ayudar a aumentar su productividad por la facilidad de encontrar los archivos, documentos, suministros y mantener los proyectos en curso y los cumplir con los plazos. 

1 . Purgar el espacio de trabajo 

Seamos realistas. Si usted está leyendo esto, probablemente estás luchando por controlar el caos que es su espacio de trabajo . ¿Por dónde empezar? Según NAPO, el primer paso es deshacerse de las cosas innecesarias, disponiendo de su valioso espacio de oficina. Ir a través de los montones de papeles y deshacerse de los duplicados. Limpie sus cajones de los escritorios y archivadores y tirar (o reciclar) cualquier cosa que usted no ha utilizado en seis meses. Cuando uno se queda con sólo los elementos necesarios y de haber quitado el exceso de desorden, se puede organizar más fácilmente lo que queda. 

2 . Cambiar su despacho 

A continuación, evaluar la distribución de los muebles en su espacio recién purgado basado en la forma de trabajar . Si tiene que levantarse cada vez que necesite tirar algo o reemplazar un archivo,  ubique su escritorio de modo tal que le quede fácil el lugar de la basura y el archivador, dice Napo. Arregle los muebles, archivos y recipientes de basura para que sean de fácil y rápido acceso. 

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