¿Cómo Organizarme Para Lograr Una Mejor Productividad? - 2

3 . Organice su escritorio 

Conserve sólo los suministros y los aparatos que necesita a diario en su escritorio, y manténgalos dentro de su alcance. En el mundo digital de hoy, es probable que no necesita mantener una copa rebosante de plumas y lápices o corectores de escritura, de acuerdo con Napo; pero su computadora, teléfono, unos bolígrafos, una libreta y una grapadora debe estar dentro del alcance del brazo. 

Patty Kreamer, una entrenadora organizador certificado, oradora y presidenta de www.byebyeclutter.com Kreamer Connect, dice que pensar en ello como sus círculos de amigos. ¿Cúales son los elementos que más utiliza y que deben estar al alcance? Tus amigos. Los elementos que usa con menos frecuencia (mensual o periódicamente ) deben estar cerca, pero usted debe levantarse para acceder a ellos - sus conocidos. Los elementos que rara vez o nunca se usan, pero que debe tener, deben estar fuera de la oficina por completo - los extraños ", dice ella. 

Simplificar ahora sugiere la creación de un sistema de flujo de trabajo de papel para los documentos entrantes. Una bandeja de entrada sería para los artículos que aún no han sido revisados​​, otra para artículos y documentos en proceso, los que esta trabajando ahora y su sistema de archivo ( ver el siguiente consejo ) o recipientes de basura se harán cargo de los objetos a medida que los termine. Tenga cuidado de no mirar a los documentos y luego colocarlos de nuevo en su escritorio. Tomar una decisión para la acción y, a continuación, seguir adelante. 

4 . Desarrollar un sistema de presentación 

No hay bueno o malo cuando se trata de desarrollar un sistema de archivo, siempre y cuando coincida con la forma de trabajar y se puede mantener fácilmente, dice Kreamer . En función de sus preferencias personales, puede presentar por orden alfabético, por proyecto, por cliente, o algún otro método que funcione para usted. NAPO se sugiere utilizar el mismo método para el archivo de documentos electrónicos como lo hace para el papel. Regularmente clasificar, archivar y purgar documentos electrónica e impresa para evitar el desorden de apilamiento. Una lista maestra (índice) de los nombres de archivos puede ayudar a evitar la creación de duplicados cuando se agregan nuevos archivos y para ayudar a mantener la organización para los nuevos archivos, clientes y proyectos. Y es una gran herramienta para que otros la utilicen en su ausencia , dice Kreamer . No más ' ¿dónde está ese archivo? llamadas telefónicas que interrumpen sus vacaciones. Mantenga los documentos más recientes en la parte delantera del archivo de fácil acceso, y asegúrese de revisar la política de retención de documentos y registros de la empresa para asegurarse de que no estás tirando a cabo los registros vitales. Archivar documentos más antiguos en cajas o invertir en un escáner digital para almacenar documentos de forma electrónica. 

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