¿Cómo Organizarme Para Lograr Una Mejor Productividad? - 4

7. Organizar Digitalmente 

Ser organizado electrónicamente es tan importante como ser organizado físicamente, dice Napo. Crea diferentes carpetas y subcarpetas en tu bandeja de entrada de correo electrónico para cada cliente y proyecto, así que cuando llegan nuevos mensajes de correo electrónico, puede actuar con rapidez en las comunicaciones y los archivos. De esta manera, cuando un nuevo correo electrónico llega usted puede actuar sobre ella , luego presentar en su e- carpeta correspondiente. " Si usted tiene un atraso de mensajes de correo electrónico en su bandeja de entrada , crear carpetas para cada año , y arrastre todos los correos electrónicos de cada año a su carpeta respectiva . De cara al futuro, no permita que las cosas se queden en la bandeja de entrada a menos que requieran la acción", Kreamer dice: "O Eliminar , reenviarlo o archivarlo.

Un buzón de correo electrónico sólo debe tener correos electrónicos de las cosas que requieren acción. No es una unidad de almacenamiento . " Almacenamiento de documentos digitales debe ser configurado para reflejar su sistema de archivo físico, con las carpetas y subcarpetas en los registros y almacenar documentos.

Para los materiales archivados, un proveedor de almacenamiento basado en la nube puede ser una gran manera de almacenar los proyectos terminados o archivos que no necesita todos los días. 

Por último, dice Kreamer, minimizar las distracciones. "Desactivar todas las notificaciones de correo electrónico: el  icono de sonido en el área de notificación, el cambio del cursor del ratón, y sobre todo la alerta del ' Nuevo correo ', alerta de escritorio que aparece y desaparece ", dice ella ." Puesto que usted ha configurado tiempos específicos para revisar y responder al correo electrónico, usted no los necesitará. No vas a creer la cantidad de tiempo que usted ahorrará! ", dice. 

8 . Ritualizar su jornada de trabajo 

Organización no es una propuesta de una vez y listo, sino que debe mantenerse al día con la afluencia de documentos, archivos, proyectos y comunicaciones. Cuando haya terminado el trabajo del día,  debe dedicar unos 15 minutos para actualizar su lista de tareas pendientes, proyectos de archivos completos y sustituir los elementos en curso y enviarlos a su lugar apropiado. Eso debe hacer para una salida limpia y actualizar lo organizado para cuando usted llegue al trabajo a la mañana siguiente. 

Sharon Florentino cubre carreras de TI y los temas de centros de datos para CIO.com . Siga Sharon en Twitter @ MyShar0na . Enviar ella en sflorentine@cio.com . Siga todo, desde CIO.com en Twitter @ CIOonline , Facebook, Google + y LinkedIn.